Údaje ve veřejných rejstřících jsou důležitá pro společnosti samé, jakož i pro třetí osoby - hovoří se o tzv. formálním principu publicity - přístupu, že každý má právo do bochodního nebo jíneého veřejného rejstříku nahlížet, pořizovat z něj opisy a listiny, a materiálním principu publicity - ten stanoví, že údaje v rejstříku obsažené a sapsané jsou účinné a že osoba, která jednala s důvěrou v v to, že údaje na rejstříku jsou správné, obstojí před tím, koho se zápis týká a kdo tvrdí, že zápis neodpovídá skutečnosti. Jinými slovy, je třeba, aby také společenství vlastníků i bytová družstva (vlastně všechny právnické osoby, kterých se zápis do veřejných rejstříků týká) dbaly na aktuálnost a správnost údajů v nich obsažených.
Často se setkávám v advokátní kanceláři s klienty, kteří jsou překvapeni, že měli být na rejstříku "aktualizováni", neboť jsou přesvědčeni, že když jsou například předsedou představenstva bytového družstva od roku 1998, tak je jasné, že se nic neměnilo, když v rejstříku není ve sbírce listin nic nového. Skutečnost je však taková, že je třeba při každé volbě statutárního orgánu tuto skutečnost zanést do příslušného rejstříku. Zákon neurčuje společenstvím vlastníků minimální nebo maximální dobu funkčního období. Naopak společenství vlastníků mají povinnost v rejstříku nyní přesně určit počet členů statutárního orgánu - viz. ust. § 1200 odst. 2 písm. d) zákona č. 89/2012 Sb. občanský zákoník, v platném znění (dále jen "OZ")
Společenství vlastníků se řídí OZ a v chybějící úpravě se přiměřeně používají ustanovení o spolku až na určitá specifika (shromáždění delegátů, atd.) a také zákonem o obchodních korporacích (zákon č. 90/2012 Sb. - dále jen "ZOK"). Volba členů výboru nebo předsedy společenství se řídí především ustanovením § 2018 OZ . Okamžikem zvolení je volba účinná, nestanoví-li si jinak (například tehdy, jestliže chtějí učinit volbu na shromáždění v dubnu s tím, že stávající členové chtějí dokončit svou činnost na konci daného roku). Pak se takto musí dohodnout na usnesení, které přijímají tak, aby obsahovalo informaci o odložení vzniku funkce člena statutárního orgánu.
Bytová družstva naproti tomu mají povinnost doržovat maximální délku funkčního období svých statutárů - tedy členů představenstva - 5 let. Dle ustanovení § 632 ZOK funkční období nesmí být delší než 5 let, nadto, funkční období členů voleného orgánu (tedy představenstva) končí všem jeho členům stejně; to platí i pro delegáty (zde opět rozdíl oproti společenství vlastníků, kde je skutečnost, zda končí všem členům statutárního orgánu funkční období stejně, ponecháno jejich vůli - resp. stanovám).
Co tedy udělat poté, co je zvolen výbor nebo předseda vašeho společenství vlastníků nebo představenstvo u bytového družstva resp. jaké náležitosti jsou zapotřebí pro úspěšné podání návrhu na zápis změn do rejstříku?
pozvánku na shromáždění/členskou schůzi, kde došlo k volbě statutárního orgánu společenství vlastníků/bytového družstva,
plné moci kvůli prezenční listině,
prezenční listinu členské schůze/shromáždění,
zápis ze členské schůze/shromáždění - s obyčejným podpisem zapisovatele a ověřovatele zápisu,
zápis a prezenční listinu schůze výboru společenství vlastníků/představenstva bytového družstva, kde došlo k volbě předsedy či místopředsedy, jde-li o kolektivní statutární orgán, jinak samozřejmě tento bod odpadá,
souhlasy s ustanovením do funkce, čestná prohlášení a podpisové vzory členů statutárních orgánů - s ověřeným podpisem,
návrh na soud s ověřenými podpisy navrhovatelů,
kolek 2.000 Kč při změně.
V případě nejasností či zájmu o to, abychom to provedli hladce pro vás, se nám s důvěrou ozvěte. Vaše Veronika Sluka.
